En nuestro día a día, como despacho de asesoría para agencias de viajes, nos encontramos con dudas y preguntas, sobre si es necesario contratar un software de gestión para Agencias de Viaje. Es evidente, que por el volumen de operaciones, es imprescindible contar con una aplicativo de gestión.
Cambios impuestos por nuevas regulaciones
Hasta el momento, era una cuestión necesaria para tener un control comercial y administrativo por el volumen de operaciones, pero a partir de ahora, con la previsión de implementación de VERIFACTU en el año 2025, será imprescindible.
Elegir el software de gestión para agencias de viaje adecuado
La pregunta más habitual, es que aplicativo de gestión debemos tener para la gestión administrativa, contable y tributaria de la agencia, y que se adecue a nuestro segmento/s de trabajo (minorista, mayorista, receptivo, online,..).
Requisitos esenciales del software
Es conveniente, tanto si ya tenemos un software de gestión de agencias de viaje o tenemos que implementar uno nuevo, revisar si cumplirá con unos requisitos básicos como los comentados a continuación, sin ser exhaustivos, son básicos:
- Si el aplicativo traspasa correctamente a aplicaciones contables externas
- Si lleva libros de IVA y, en los casos que sea necesario, si está adaptado al SII / TICKETBAI para País Vasco y Navarra y, en un futuro breve, se adaptará a VERIFACTU.
- Si nuestra administración / asesoría, tiene la posibilidad y conoce como conciliar la contabilidad y los libros de IVA
- Si diferencia claramente las operaciones sujetas, exentas, margen y cuota de IVA de forma individualizada en el caso de Régimen Especial de Agencias de Viajes.
- Si conocemos como realiza el registro contable y tributario libros IVA/VAT/IGIC, todas las operaciones por importe bruto o por comisión, o por la calificación correcta de cada operación, importe bruto total (REAV-General empresas) o Comisionables.
Desafíos fiscales y adaptaciones personalizadas
En el sector, muchas agencias de viajes, por su venta de destinos exentos de IVA en nombre propio, o comisiones no sujetas, tienen, de forma reiterada, cuotas negativas de IVA que hay que justificar debidamente en el caso de requerimientos de gestión/inspección tributaria. Además de la correcta carga de los expedientes y la debida formación de los usuarios de ventas en cuestiones básicas de fiscalidad del sector, nos encontramos con las habituales diferencias entre el registro contable y el registro de IVA.
También es habitual, la elaboración de software de gestión para agencias de viaje a medida. En estos casos, se debe valorar si va a cumplir todas las necesidades comerciales y, lo más importante, las obligaciones mercantiles y tributarias indicadas anteriormente, así como la permanente adaptación.
Por ello, antes de tomar una decisión, consulten con su despacho de asesoría y les ayudará en la mejor elección, aunque no sea la más económica.
